표를 보기 좋게 꾸몄더라도 다른 사람이 열 제목이나 차트의 의미를 파악하기 어려울 수 있습니다. 엑셀의 접근성 검사는 대체 텍스트 누락 등 일부 문제를 찾아 수정할 수 있게 도와줘요. 자동 검사와 함께 표 구조, 설명 문구, 색에 의존한 구분도 살펴보면 자료를 읽기 쉬워집니다. 여기서는 Windows용 Microsoft 365·Excel 2024·2021 데스크톱에서 보유한 앱 사용 권한으로 문서를 점검하는 과업을 설명합니다. 검사가 끝났다고 모든 이용 상황에서 접근성이 보장되는 것은 아닙니다.
읽는 사람에게 필요한 설명을 정해요
예를 들어 교육 준비물 수량표에 그림으로 된 막대그래프가 있고, 초록색 행을 준비 완료 항목으로 표시했다고 생각해 보세요. 실제 수량이 아닌 설명용 사례입니다. 색을 보지 못해도 상태를 이해할 수 있는지, 그래프를 보지 않고도 무엇을 비교하는지 알 수 있는지 살펴봅니다. 눈에 잘 띄는 배치와 보조 기술이 해석하기 쉬운 구조는 함께 고려해야 합니다.
먼저 각 열의 제목을 품목·필요 수량·준비 상태처럼 의미가 분명하게 적습니다. 표 안의 완전히 빈 행이나 열이 의미 없이 끼어 있지는 않은지 확인하세요. Microsoft는 단순한 표 구조와 열 머리글을 사용하고 불필요한 병합·분할 셀을 피하도록 안내합니다. 기존 양식을 바꿀 때에는 원본을 보관하고 복사본에서 구조를 정리해 값이 다른 행에 붙지 않았는지 비교하세요.
접근성 검사 결과에서 실제 위치로 이동해요
- 검토 → 접근성 검사를 선택합니다. 오른쪽에 접근성 창이 열리면 검사 결과의 오류와 경고를 확인합니다. 자동 검사가 어떤 항목을 찾았는지 먼저 읽어 보세요.
- 오류나 경고 하나를 펼쳐 영향받는 항목 또는 개체를 선택합니다. 제목만 읽고 바로 수정하기보다 시트에서 실제 위치가 어디인지 확인합니다.
- 해당 항목의 아래 화살표로 ‘권장 작업’을 열고 적용할 조치를 선택합니다. 추가 옵션이 있으면 오른쪽 화살표로 확인할 수 있습니다.
- 다른 오류·경고도 같은 방식으로 점검합니다. 메뉴가 안 보이는 구형 화면은 파일 → 정보 → 문제 확인 → 접근성 검사 경로를 공식 안내와 비교합니다. 이 글이 구형 제품을 새로 설치하도록 권하는 것은 아닙니다.
그림과 차트의 설명을 보완해요
대체 텍스트는 그림의 존재를 알리는 문구만 적는 칸이 아닙니다. 자료를 보지 못하는 사람이 핵심 내용과 목적을 이해하도록 간결하게 설명하세요. 예시 그래프라면 ‘품목별 준비 수량 비교’에 더해 독자가 알아야 할 차이를 문장으로 적을 수 있습니다. 설명에 실제 표와 다른 수량을 넣거나 그래프에 없는 추세를 덧붙이지 않습니다.
중요한 안내를 이미지에만 넣었다면 같은 정보를 시트의 텍스트로도 제공하는지 검토합니다. ‘준비 완료’를 초록색으로만 표시하기보다 별도 상태 열에 문자로 적으면 색을 구분하기 어려워도 의미를 읽을 수 있어요. 그림의 텍스트를 길게 그대로 반복하기보다 목적을 짧게 설명하고, 상세 값은 읽을 수 있는 표에 남기는 방법을 고려합니다.
링크 이름도 ‘여기 클릭’처럼 목적이 없는 문구보다 연결되는 자료의 제목으로 적습니다. 여러 링크가 모두 같은 이름이면 보조 기술로 링크 목록을 읽을 때 어디로 이동하는지 구분하기 어렵습니다. 주소가 올바르다는 것과 링크의 설명이 충분하다는 것은 다른 확인 항목이에요. 공개 자료와 권한이 필요한 자료도 설명에서 구분할 수 있습니다.
검사에서 찾지 못하는 부분도 직접 읽어요
접근성 창에서 문제가 없어졌더라도 머리글이 ‘항목1’로만 되어 있다면 사람은 내용을 이해하기 어렵습니다. 시트 이름이 자료의 목적을 설명하는지, 처음 들어왔을 때 표의 주제를 알 수 있는 안내가 있는지 확인하세요. Microsoft의 모범 사례는 A1 셀의 텍스트와 의미 있는 시트 이름도 안내합니다. 기존 데이터가 있는 A1을 무조건 덮어쓰기보다 전체 배치를 검토합니다.
병합된 제목이 장식인지 데이터 구조의 일부인지도 구분해야 합니다. 구조를 단순화하려고 셀을 해제한 뒤 값의 의미가 바뀌면 읽기 쉬워진 문서라고 할 수 없어요. 품목과 수량이 서로 대응하는지, 상태의 뜻이 문자로 전달되는지 확인합니다. 지원 기관 제출 양식처럼 형식 변경이 제한된 자료는 허용된 수정 범위 안에서 설명을 보완하고 양식 요구사항을 따릅니다.
수정 결과와 실제 읽기 상태 확인
오류·경고의 해당 위치를 확인하고 수정한 뒤 검사 결과를 다시 검토합니다. 대체 텍스트가 실제 차트와 맞고 열 제목이 내용을 설명하며, 색 없이도 준비 상태를 알 수 있어야 합니다. 팀에서 자료를 읽는 사람이 있다면 필요한 방식으로 내용을 이해할 수 있는지도 확인해 보세요. 자동 검사 완료와 사용자의 이해 여부를 함께 보는 것이 이 과업의 완료 기준입니다.
- 오류·경고의 실제 개체를 확인했습니다.
- 열 머리글과 표 구조가 의미를 전달합니다.
- 그림 설명과 실제 표의 내용이 같습니다.
- 색과 자동 검사에만 의존하지 않았습니다.
공식 자료와 확인일
2026년 10월 4일 공식 본문 확인. 메뉴와 지원 제품은 설치 버전의 공식 안내를 확인해 주세요.