출석표나 처리 현황표에서 ‘완료’가 몇 건인지 셀마다 눈으로 세면 필터나 새 행이 생길 때 다시 세어야 합니다. COUNTIF는 정해진 범위에서 한 가지 조건을 만족하는 셀의 개수를 계산합니다. 합산할 수량이 아니라 상태의 건수를 세는 작업에 쓰세요. 이 글은 Windows용 Microsoft 365, Excel 2024·2021 데스크톱을 기준으로 설명합니다. 수업 출석 예시는 함수 확인을 위한 가상 자료입니다.
먼저 한 사람에 한 행으로 상태를 정리하세요
A열에 이름, B열에 상태가 있는 표를 가정하겠습니다. B2부터 B7까지 ‘출석, 지각, 출석, 결석, 출석, 빈 칸’이 들어 있다면 출석은 3명입니다. 이름이 여러 행에 반복되면 함수는 사람 수가 아니라 상태 셀의 수를 셉니다. 명단 한 행이 한 사람인지 먼저 확인하세요. 여러 날짜의 상태를 한 셀에 적은 ‘출석/지각’은 ‘출석’과 같은 값이 아닙니다. 날짜별 열을 나누거나 집계할 상태를 별도 열에 두면 조건을 명확하게 정할 수 있습니다.
결과를 둘 셀은 원본 상태 범위 바깥에 정하세요. B2:B7 안에 집계 수식을 넣으면 상태 한 칸을 덮어쓰거나 자기 자신을 참조하게 됩니다. 예를 들어 D2에 상태 이름을 쓰고 E2에 개수를 계산하면 원본과 요약을 구분하기 쉽습니다. 빈 칸을 ‘결석’으로 자동 간주하지 마세요. 아직 확인하지 않은 상태와 확인된 결석은 업무상 서로 다른 정보일 수 있습니다.
한 가지 조건으로 상태 개수를 계산하세요
- 결과 셀 E2를 선택하고
=COUNTIF(B2:B7,"출석")을 입력한 뒤 Enter를 누릅니다. 예시 결과는 3입니다. - D2에 ‘출석’을 입력해 조건을 셀로 관리한다면
=COUNTIF($B$2:$B$7,D2)를 사용하세요. D2는 셀 주소이므로 따옴표로 감싸지 않습니다. - D3에 ‘지각’, D4에 ‘결석’을 적고 E2 수식을 아래로 복사합니다. 원본 범위의 달러 기호는 범위를 고정하고 조건 셀은 D3, D4로 이동하게 합니다.
- 상태를 바꾼 한 행을 확인해 해당 집계가 바뀌는지 검사합니다. 예시에서 B3의 ‘지각’을 ‘출석’으로 바꾸면 출석은 4, 지각은 0이 되어야 합니다.
숫자가 맞지 않으면 공백과 조건을 살펴보세요
COUNTIF는 영문 대소문자를 구분하지 않습니다. 따라서 영문 코드의 대소문자를 따로 세어야 하는 표에는 이 함수의 단순 조건을 그대로 적용하면 안 됩니다. ‘완료’와 ‘완료 ’처럼 뒤에 공백이 있는 값, 인쇄되지 않는 문자, 곧은 따옴표와 모양이 다른 인용부호는 예상하지 못한 결과를 만들 수 있습니다. 값을 입력한 셀과 수식의 조건을 나란히 살펴보세요. 일부 행만 고치는 경우 원본 표의 해당 행을 확인하고 실제 의도에 맞는 상태로 정리합니다.
별표는 여러 글자, 물음표는 한 글자를 대신하는 와일드카드입니다. ‘완료*’로 세면 ‘완료’뿐 아니라 ‘완료 대기’도 포함될 수 있습니다. 별표 자체가 들어 있는 상태를 찾으려면 물결표를 앞에 둡니다. 코드 "~*"는 별표 한 글자를 찾는 조건입니다. 정확한 상태 분류가 목적이면 넓은 와일드카드 조건을 편의상 추가하지 않는 편이 좋습니다. 셀의 배경색이나 글자색으로는 COUNTIF가 개수를 세지 않습니다. 색만으로 표시했던 상태를 글자로도 기록해야 이 방식으로 집계할 수 있습니다.
미입력과 전체 인원을 함께 대조하세요
상태 범위의 누락은 =COUNTBLANK(B2:B7)로 따로 살펴볼 수 있습니다. 예시의 결과는 1입니다. COUNTBLANK는 빈 셀뿐 아니라 수식이 빈 문자열을 반환한 셀도 셉니다. 숫자 0은 빈 칸으로 세지 않습니다. 따라서 ‘아직 미확인’을 0으로 기록해 놓았다면 빈 칸 개수만으로 미확인 인원을 판단하지 마세요. 각 상태의 뜻을 정한 뒤 그 값에 맞는 조건으로 확인해야 합니다.
예시에서는 출석 3, 지각 1, 결석 1, 빈 칸 1의 합계가 6으로 명단 행 수와 일치합니다. 합계가 부족하면 목록에 없는 ‘조퇴’ 같은 상태가 있는지 살펴보세요. 같은 행을 두 상태에 동시에 포함하는 와일드카드 조건을 사용하면 합계가 더 커질 수도 있습니다. 두 조건을 동시에 만족하는 인원을 세려면 COUNTIF 하나에 조건 두 개를 넣는 방식이 아니라 COUNTIFS와 조건 범위를 별도로 검토해야 합니다. 여기서는 하나의 상태 열에 대한 단일 조건 집계만 다룹니다.
완료 판단은 결과 숫자가 표시되는 것만으로 끝내지 않습니다. 원본에서 출석인 세 행을 직접 찾아 수식 결과 3과 대조하고, 미입력 한 행이 별도로 잡히는지 확인하세요. 다른 파일의 닫힌 통합 문서를 참조한 COUNTIF에서 VALUE 오류가 생기는 경우에는 Microsoft 안내에 따라 참조 파일을 연 뒤 다시 계산해 확인할 수 있습니다. 이 예시처럼 같은 파일 안의 범위를 먼저 검증하면 외부 참조 문제와 상태 입력 문제를 구분하기 쉽습니다.
공식 자료와 확인일
2026년 10월 4일 공식 본문 확인. 메뉴와 지원 제품은 설치 버전의 공식 안내를 확인해 주세요.