마감일이 지난 행이나 담당자가 비어 있는 행을 손으로 색칠하면 자료가 바뀌어도 이전 색이 남기 쉽습니다. 조건부 서식은 정해 둔 조건에 따라 셀 표시를 바꾸는 방법이에요. Windows용 Microsoft 365·Excel 2024·2021 데스크톱에서 앱을 사용할 권한이 있는 경우를 기준으로, 마감과 누락을 한 관리표에서 점검하는 예시를 설명합니다.
색을 붙일 대상과 판단 기준을 분리하세요
설명용 표에서 A열은 업무명, B열은 마감일, C열은 담당자이며 자료는 2행부터 시작한다고 가정할게요. 실제 접수 일정이나 법정 기한을 안내하는 예시는 아닙니다. 마감일이 지났다고 해서 완료된 업무까지 빨갛게 표시할지, 미완료만 표시할지는 표의 관리 규칙에 따라 달라져요. 여기서는 마감 날짜 자체를 강조하는 기본 작업으로 범위를 한정합니다.
마감일은 엑셀이 날짜로 처리할 수 있는 값이어야 합니다. 글자로 붙여넣은 날짜와 빈 칸이 섞여 있으면 먼저 입력 상태를 확인하세요. 표시가 날짜 모양이라는 것과 실제 값이 날짜라는 것은 다를 수 있습니다. 조건부 서식을 만들기 전에 대표 날짜 셀을 선택하고 수식 입력줄과 값의 상태를 대조하면 규칙 오류와 자료 오류를 구분하기 쉽습니다.
마감이 지난 날짜에 수식 규칙을 만드세요
- 마감일 범위 B2:B30을 선택합니다. 제목은 제외하고 첫 자료 행이 B2인지 확인하세요.
- 홈 > 조건부 서식 > 새 규칙에서 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정 항목을 고릅니다.
- 수식에
=AND(B2<>"",B2<TODAY())를 입력합니다. 빈 날짜를 제외하고 오늘보다 이전 날짜만 골라 표시하는 예시입니다. - 서식에서 채우기나 글꼴 표시를 정하고 미리 보기를 확인한 뒤 확인합니다.
- 홈 > 조건부 서식 > 규칙 관리에서 적용 대상이 원하는 날짜 범위인지 확인합니다.
오늘 마감인 업무도 포함하려면 비교 조건이 달라져야 합니다. 오늘 이전과 오늘 이하를 같은 뜻으로 쓰지 마세요. 예시 수식의 작은 부등호와 작은 부등호·등호 조합이 무엇을 의미하는지 먼저 정한 뒤 사용합니다. 날짜를 일괄로 임의 변경해 색을 맞추는 대신 규칙이 관리 목적과 맞는지 검토하세요.
담당자 누락은 별도 규칙으로 확인하세요
업무 행 전체 A2:C30을 강조하려면 첫 행의 담당자 칸을 기준으로 =$C2="" 같은 규칙을 만들 수 있어요. 열 앞의 달러 기호는 C열을 고정하고 행 번호는 각 자료 행에 맞춰 바뀌도록 둡니다. C2가 아니라 C3을 기준으로 시작하면 표시 대상과 판단 행이 한 칸씩 어긋날 수 있으니 첫 행을 꼭 대조하세요.
빈 문자열과 공백 문자 하나는 같은 입력 상태가 아닙니다. 담당자 칸이 비어 보이는데 표시되지 않으면 스페이스가 들어 있는지 원본을 확인하세요. 값을 정리하지 않은 채 색을 강제로 덮으면 누락 규칙이 왜 적용되지 않았는지 알기 어렵습니다. 이름을 삭제하는 것이 아니라 실제 담당자를 입력하거나 관리 규칙에 맞게 미정 상태를 기록해야 합니다.
겹치는 규칙은 관리 창에서 정리하세요
같은 셀에 마감과 누락 규칙이 함께 적용되면 표시가 겹칠 수 있습니다. 규칙 관리의 목록 순서에 따라 우선순위가 달라지므로 어떤 상태를 먼저 보일지 정하고 위·아래 이동을 확인합니다. 이미 규칙이 있는 파일에서는 같은 조건을 새로 여러 번 만드는 것보다 해당 규칙을 선택해 편집하는 편이 관리하기 좋아요.
색이 예상과 다르면 규칙 관리에서 표시할 범위를 해당 워크시트로 바꾸어 관련 규칙을 확인합니다. 적용 대상이 선택한 셀만인지, 전체 자료인지도 봅니다. 새 자료를 31행 아래에 추가했다면 기존 B2:B30 규칙 밖일 수 있으므로 대상 범위를 수정하세요. 수식이 오류를 반환하는 경우에는 조건부 서식이 적용되지 않을 수 있다는 공식 예외도 있습니다.
조건을 바꾸어 표시가 움직이는지 시험하세요
연습용 행에 어제·오늘·미래 날짜와 빈 날짜를 넣어 기대한 행만 표시되는지 확인합니다. 담당자도 이름을 넣었다 지워서 누락 표시를 시험하세요. 규칙이 맞으면 자료를 바꿀 때 서식도 조건에 따라 달라집니다. 과거에 수동으로 칠한 색이 남아 있다면 조건부 서식과 수동 서식을 구분해 점검해야 합니다.
마지막으로 색만 보고 상태를 알아야 하는 표가 되지 않도록 마감일과 담당자 글자를 함께 남기세요. 출력물이나 다른 화면에서는 색 구분이 어려울 수 있습니다. 강조 표시가 있다는 이유만으로 업무가 종료되거나 담당자가 배정되는 것은 아니며, 실제 자료 수정과 완료 처리는 관리 담당자가 별도로 해야 합니다.
공식 자료와 확인일
2026년 10월 4일 공식 본문 확인. 메뉴와 지원 제품은 설치 버전의 공식 안내를 확인해 주세요.